Audit préparatoire à l'évaluation : méthodologie d'accompagnement 

• Premier entretien téléphonique organisé avec les personnels de direction de la structure, afin de leurs présenter les modalités de la démarches et de leur permettre de s'y projeter plus concrètement.

Cette étape permettra également une première approche du fonctionnement de l’établissement par les auditeurs : 

• Les agréments de la structure
• Le type de population accueillie
• Les missions 
• Les stratégies de l’établissement ou service
• Les objectifs et les projets

• Etude documentaire préalable à l'audit 

Remise par l'ESMS aux auditeurs de documents en amont des temps sur site (liste fournie par MSE Formations).        

En complément, certains documents pourront être consultés sur place, dans le respect du secret professionnel et/ou du secret médical : CPOM, dossiers administratifs et de soins, classeurs des protocoles, compte-rendu des CVS …

• Elaboration d’un questionnaire évaluatif par MSE Formations conformément aux attendus du dernier référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS publié par la HAS.

• Proposition à la structure d’un planning, comprenant : 

> Les entretiens sur site avec les personnes accompagnées et/ou leurs représentants, les professionnels de terrain, la gouvernance de l’ESSMS évalué : 

- durées des rencontres, composition des panels et les thématiques des entretiens y sont précisées. 

> La visite des locaux. 

> L’étude documentaire complémentaire

Deuxième étape : Réalisation sur site de l’audit préparatoire

• Réunion d’ouverture : organisation d’un temps d’information et de présentation de la démarche d’évaluation : objectifs, thèmes évalués, méthodologie, planning et approche des auditeurs (éthique, bienveillance…).

Cette présentation sera proposée à l’ensemble des professionnels, aux usagers et/ou représentants d’usagers en accord avec la direction. Des temps d’échange s’articuleront autour de la présentation d’un diaporama.

• Réalisation des rencontres sur site, conformément au planning proposé et validé par la direction.

A l’issue de chaque journée d’entretiens, le planning prévoira avec la direction et/ou le COPIL une première restitution dite « à chaud » (constats, présentation des premières propositions et préconisations…)

Troisième étape : Rédaction du rapport d’audit

Le rapport de l’audit préparatoire respectera la structuration du nouveau référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS. Il précisera au-delà des différents critères évalués, des pistes d’action concrètes en vue d’améliorer les pratiques et les processus existants.

Un pré-rapport sera présenté à l’équipe de direction 1 mois après le dernier entretien et fera l’objet d’échanges en vue d’éventuels ajustements en fonction des informations complémentaires fournies.

Une fois ces ajustements pris en compte par nos soins, le rapport d’audit finalisé vous sera remis au plus tard sous 10 jours et une restitution sur site vous sera proposée, en présence des différents acteurs concernés (usagers, professionnels, gouvernance).

• « Se préparer à l’évaluation de la qualité » : télécharger le programme ici

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>> Comprendre le nouveau dispositif d'évaluation des ESSMS